- • Vous pouvez modifier la fiche des clubs rattachés à votre compte ; les autres sont en lecture seule.
- • Connecter le club à HelloAsso permet aux coureurs de s'inscrire et de payer en ligne.
- • La connexion se fait en quelques clics, avec le compte HelloAsso de l'association.
Trouver son club
- Dans le menu, cliquez sur Clubs.
- Tapez une partie du nom dans Rechercher un club…, ou utilisez les filtres sous chaque colonne.
- Cliquez sur le crayon en début de ligne pour ouvrir la fiche.
Les boutons au-dessus du tableau filtrent les clubs selon leur connexion à HelloAsso : Pré-inscription possible (club connecté) ou Pré-inscription non configurée. La case Clubs organisateurs uniquement ne garde que les clubs qui organisent des épreuves.
Compléter la fiche du club
La fiche regroupe :
- le nom court (sigle) et le nom long, obligatoire ;
- le nom eLicence, tel qu'il apparaît dans les fichiers de licences de la fédération ;
- l'identifiant HelloAsso de l'association (voir plus bas) ;
- le département, obligatoire. La fédération est affichée à titre indicatif.
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite. Le lien en bas de fiche affiche toutes les épreuves organisées par le club.
Si le message « Vous n'êtes pas lié à ce club » s'affiche, votre compte n'est pas rattaché à ce club. Demandez à un administrateur de vous y rattacher via contact@opendossard.com.
Connecter le club à HelloAsso
HelloAsso encaisse les inscriptions en ligne pour le compte de votre association. Le service est gratuit pour le club : HelloAsso prend en charge les frais de transaction, et vit des contributions volontaires laissées par les payeurs.
Avant de commencer
- l'association doit avoir un compte sur helloasso.com ;
- vous devez pouvoir vous connecter à ce compte en tant que responsable de l'association ;
- pour encaisser réellement, HelloAsso doit avoir vérifié l'association (dossier de vérification à compléter sur HelloAsso).
Les étapes
- Sur la fiche du club, cliquez sur Connecter à HelloAsso.
- Vous êtes redirigé vers HelloAsso : connectez-vous avec le compte de l'association et autorisez Open Dossard.
- De retour dans Open Dossard, vérifiez le nom de l'association affiché dans la fenêtre « Dernière étape : confirmer l'association », puis cliquez sur Confirmer.
- HelloAsso vous demande une dernière validation, puis vous revenez sur la fiche du club, désormais connectée.
Inutile de saisir l'identifiant HelloAsso à la main : il est enregistré sur la fiche lorsque vous confirmez l'association. S'il est déjà renseigné et correspond au compte utilisé, la confirmation est sautée.
Cliquez sur Annuler, déconnectez-vous de HelloAsso, puis relancez la connexion avec le compte de la bonne association.
Vérifier que tout est prêt
Une fois le club connecté, un encart en haut de la fiche indique l'état du compte HelloAsso :
- « Compte HelloAsso vérifié » : le club peut encaisser des paiements en ligne ;
- « Compte HelloAsso non vérifié » : aucun paiement ne peut être encaissé tant que HelloAsso n'a pas validé le dossier de l'association. Le bouton Vérifier mon compte HelloAsso vous emmène directement sur la bonne page HelloAsso.
Il reste ensuite à activer le paiement en ligne sur chaque épreuve, dans l'onglet des tarifs (voir Créer une épreuve).
Une fois connecté
- La fiche est verrouillée pour éviter toute modification accidentelle. Pour la modifier, cliquez sur Délier : vous pourrez reconnecter le club ensuite.
- La connexion se renouvelle automatiquement. La date de renouvellement est indiquée dans l'encart vert.
- Si l'encart devient rouge (« Liaison HelloAsso expirée »), les paiements en ligne ne fonctionnent plus : cliquez sur Reconnexion HelloAsso en haut à droite pour rétablir la connexion.
L'inscription d'une association sur HelloAsso est gratuite. Vous pouvez aussi organiser vos épreuves sans HelloAsso : les engagements se font alors uniquement sur place.